一、国外邀请方应提交以下材料：
  01、   比利时学术交流活动或研讨会的邀请信（原件、复印件、传真件君可）需注明被邀请人的姓名、职位、护照号码、访问目的及时间、旅行及住宿费用由哪方面承担、比利时邀请方的电话/传真/地址/E-mail地址、邀请方负责人的姓名/职位/签名。
二、国内申请人应提交以下材料;
  01、   中国政府签发的护照，申请人需在护照上签字，并提供一份护照的复印件。
  02、   2份申请人的身份证复印件。
  03、   2份由申请人签名并注明填表日期的签证申请表。
  04、   申请人在中国的工作单位出具的派遣书。派遣书需用英语、法语或荷兰语书写，并需注明申请人的职位、护照号码、以及赴比利时访问的时间和目的、旅行及住宿费用由哪方面承担。派遣书必须印有公司的抬头，注明公司的名称、地址、电话、传真和E-mail地址。派遣书必须加盖公章，由有关负责人签名，并注明其姓名和职位。
  05、   申请人在中国的工作单位的营业执照副本复印件，以及此文件英语、法语或荷兰语的翻译件。
  06、   需提供派遣方的最近两个月的银行对帐单的复印件)。
  07、 来回飞机票订单，旅馆订单等。（我单位可以出具）;
  08、 名片2张
  09、 出具在申请国逗留期间保险额为三万欧元的境外医疗保险证明，须提供原件，签证的有效期将按照所购保险日（我单位可以出具此保险）！
  10、 户口本复印件和翻译件(我单位可以翻译)
  11、 3张白色背景的彩色照片。